推进项目管理信息化、集约化的几点想法

近年来,随着二局、企业一大批诸如PPP、BOT、BT、建养一体化各类形式大型项目的落地上马,大家的管理者们也尝试着不断改进管理手段以适应新形势下的项目管理需要。在这过程中,大家越来越发现项目管理信息化、集约化成为当前项目管理尤其是大型项目管理的必由之路。以下结合荔榕五标项目建设就如何推进项目管理信息化、集约化工作提出几点想法。
信息化、集约化管理必须建立在扁平化组织机构的基础上。
项目管理信息化旨在促进管理信息沟通的及时性、流畅性、有效性并以此确保各项开展性工作的实行力和效果性;集约化管理旨在通过集中管理以达到资源的合理、有效调配及使用,最终达到资源节约的目的。项目管理层级越少、管理链条越短,是确保项目信息化、集约化管理工作推进的切实保障,扁平化的组织机构有利于各类信息的及时传递和指令下达。
信息化管理推进的几项措施
   1.重视信息化管理基础建设
   项目信息化管理建立在通讯手段丰富,形式多样化的基础上,因此硬件设施必须到位。荔榕五标地处黔东南州山区,交通不便、通讯信号差,给项目信息化基础建设带来很大的困难。为此,项目通过联系通讯单位在项目周围建信号基站、铺设光纤专线、购买对讲机等各种手段确保信息沟通畅通、及时。虽然前期看似投入成本较大,但硬件设施的完善也切切实实为大家的工作联系带来了便捷和实用,无论是日常工作的沟通,还是后期生产施工的需要,硬件设施的完善都是最为基础的条件。
    2.学会并熟练使用各类通讯、联络工具
   项目日常工作联络除了传统的电话、短信联络之外,还建立了QQ群、微信群;不但有项目工作群,还细化建立诸如领导班子群、工程质量群、安全管理群等各类专业管理性群组。“大事大议,小事小议”,信息传递的及时性、流畅性不但促进了各项工作开展的实行力,而且还保障了项目决策的正确性和民主性。
    3.信息化管理推进需要项目经理的鼎力支撑和推广
    信息化管理的实施常常关系到项目的众多层面、涉及到大量的人力资源,如何组织他们按照统一的方式开展工作,共同完成项目管理目标,这就需要有强大的组织保障,并且这个组织的负责人必须是强有力的、权威的人。只有项目经理才具备这样的权利与威信,才能组织起项目的大量资源完成管理的变革。
    4.信息化管理须提防信息泄露的风险
    通讯手段的多样化和便捷性无疑促进了大家工作的开展,但同时也尾随着项目管理信息泄露的风险。诸如:工作电脑失窃、电脑手机木马病毒、员工有意、无意泄密等情况都可能造成项目管理信息的泄露,对项目造成损失。为解决此类问题,首先,要加强员工保密教育工作,尤其是提高骨干员工及核心部门员工的保密意识,严防项目生产、经营信息外泄;其次,通讯工具软硬件建设均要达标使用。最后,要加强员工风险意识培养并完善制定项目风险应对措施。
  集约化管理推进的几项措施
    1.大型项目集约化管理的思维培养
大型项目建设涉及的物资主材、主要施工设备、施工机具采用“集中招标采购”的形式将会大大降低采购成本及配送成本。项目部除对总承包部集中采购供应物资、设备之外,涉及项目施工使用频率较高、数量较大的其他辅材、辅助机具也由物资部门进行了“招标采购”,统一配送各工区、工点,节约了大量的人力、物力成本。因此,集约化管理必将成为大型项目的管理趋势。
    2.因地制宜,辩证实施集约化管理
集约化管理的最终目的是通过资源的集中整合使用实现效益最大化、成本最低化,但这并不意味着所有物资、设备均要集中采购供应或者租赁。例如山区项目施工线路长、交通不便,砼拌合站的设置应根据实际施工需要设置,而不宜建立砼集中拌和站;而在平原地区,交通便利、运距适中的情况下,建立砼集中拌和站将会大大节省征地、临建、电力设施、人工等一系列成本。大型项目建设因地制宜,及时辨识便于集约化管理的种类和条目,采取多种形式灵活整合,才能达到集约化管理的最终目的。
    3.管理信息化助推集约化管理工作
   项目信息化管理强调信息传递的及时性、全面性、有效性,这给集约化管理提供了有力的信息保障。例如,荔榕高速大部分标段均存在一定小段落的路基施工,路基强夯设备的使用是确保工程质量的必要条件。如果各个标段各自为政租赁强夯设备,所花费租赁价格和间接成本将大大增加,项目总承包部统揽全局,采用集约化管理方式统筹协调部分标段租赁强夯设备,在相邻标段之间调配使用,既满足了施工需要,又大大降低了租赁价格及相关进退场费等成本费用。
    4.集约化管理与激励机制的有机结合
   项目集约化管理过程中一方面是生产要素的进一步集中,人、财、物重要资源配置权限的上移;另一方面体现为工区对人、物及工程建设自主支配权利的削弱,势必破坏原有的格局。因此项目在实施集约化管理的同时,需要重点考虑的是激励机制的配套建立与运用。因为再先进的管理制度所发挥的作用、影响的深浅、收益的大小,取决于各个层面的实行力和落实度。而良好的激励机制可以把项目目标和员工个人目标有机结合起来,最大程度的开发释放团队的潜力和活力,有效调动企业全体干部员工的积极性和创造性,实现项目经营管理目标。
  总之,信息化、集约化管理是项目管理尤其是大型项目管理的必由之路,如何推进构建新型项目管理模式涉及到方方面面,而信息化与集约化的实施过程更是一个反复摸索、不断完善的过程。今后,大家必定会在实际操作中不断总结提高,让二者成为一种优势管理手段的同时,也成为一种优秀的管理习惯。
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